Jedną z nowości z jaką muszą się zmierzyć przetwórcy w ramach naborów wniosków w działaniu 4.2 „Wsparcie inwestycji w przetwarzanie produktów rolnych, obrót nimi i ich rozwój„ w nowym PROW jest konieczność przeprowadzenia na nowych zasadach Postępowań ofertowych dla WSZYSTKICH dostaw, usług i robót budowlanych oraz kosztów ogólnych o wartości przekraczającej 20 tyś złotych netto (poprzednio 100 tyś zł). Ponieważ zdecydowanie zaostrzono kryteria postępowania oraz nałożono kary za ujawnione nieprawidłowości praktycznie Postępowanie ofertowe można nazwać małym przetargiem publicznym.

Istotna zmiana w procedurach to tzw. dualizm ofertowania. Najpierw inwestor do wniosku załącza wstępną ofertę kierunkową, podpisuje umowę z Agencją a właściwą dokumentację z Postępowania ofertowego dołącza się dopiero do wniosku o płatność. Jeżeli operacja realizowana jest w więcej niż jednym etapie dokumentację dołącza się do tego etapu wniosku o płatność, w którym przedstawione są do refundacji koszty wynikające z tego postępowania.
Zgodnie z decyzją Komisji UE C(2013)9527 w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych dotyczących korekt finansowych opracowano „Zasady konkurencyjności wyboru wykonawców/dostawców dla zadań przewidzianych do wsparcia w ramach PROW na lata 2014-2020”.
PORADNIK BENEFICJENTA
Zasady konkurencyjności opisano dosyć dokładnie w „Poradniku beneficjenta” który jest podstawą postępowania w tym działaniu, w procesie wyłaniania najkorzystniejszego dostawcy lub wykonawcy dla maszyn czy urządzeń, robót budowlanych, projektowania czy wykonania Biznes-Planu dla wartości powyżej 20 tys. PLN.
Poradnik opisuje;
a. Ustalanie wartości zamówienia
b. Sporządzanie zapytań ofertowych
c. Zasady upublicznienia zapytań ofertowych
d. Możliwe modyfikacje zapytania ofertowego
e. Sposób oceny złożonych ofert
f. Realizację zamówienia na podstawie wybranej oferty
g. Niezbędną dokumentację postępowania ofertowego
W Poradniku Beneficjenta zawarte zostały także przykładowe wzory;
o Zapytania ofertowego
o Protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
o Informacji o wyniku postępowania
Prawidłowo przeprowadzone postępowanie ofertowe potocznie zwane przetargiem jest pracochłonną i nie prostą procedurą. Wymaga dodatkowego nakładu sił i środków (nierzadko specjalistycznych), a każdy ewentualny błąd zweryfikowany zostanie dopiero na etapie Wniosku o płatność po dokonanym zakupie czy wykonaniu robót oraz dokonaniu za nie zapłaty. Pomimo wielu podobieństw możemy podzielić istniejące procedury na te dotyczące robót budowlanych czy montażowych opartych na Kosztorysie Inwestorskim, oraz te dotyczące zakupu maszyn, urządzeń czy kosztów ogólnych.